電子郵件已經(jīng)成為生意上最主要的通信跟配合的工具之一。據(jù)位于麻省framingham的idc考察公司稱，在從前的5年里電子郵件的數(shù)目已經(jīng)增添一倍，當(dāng)初天天到達人與人之間的郵件超過400億次。而且，在接下來的5年里，預(yù)計電子郵件的數(shù)目至少每年連續(xù)增長18%。
　　對一般電子郵件用戶而言，特定的一天中，超過30%的時間都是在發(fā)明，組織，讀信和回信。這導(dǎo)致信息超載，從而妨害群體的生產(chǎn)力和競爭上風(fēng)。因而，用戶對電子郵件作為生產(chǎn)力工具越來越不滿。
　　垃圾郵件是另外一個問題。假如沒有適合的維護辦法，垃圾郵件占公司所有郵件的數(shù)量的20%。固然垃圾郵件不須要花良多時光去處置，一般用戶天天要花大概10分鐘時光去瀏覽或者刪除這些垃圾郵件，這每年會因為喪失出產(chǎn)力而揮霍公司大概每人1250美元。
　　但最大問題之一，就是咱們個別缺少電子郵件規(guī)矩跟這怎么去影響我們的出產(chǎn)力。這一問題基礎(chǔ)不提到過。我們之中有多少人在電子郵件或邀請函長進行復(fù)制，或者受到對于廚房的最新快餐，誕辰，或者在泊車場開著燈的車的電子郵件的大轟炸。咱們之中有多少人訊問對于電子郵件內(nèi)容的分類，或者處置因為不精心制造或者粗暴的電子郵件而發(fā)生的問題
　　電子郵件禮節(jié)手腕可以贊助我們減少無用電子郵件的數(shù)量，增進交換和協(xié)作，且減少因為該媒介的濫用而產(chǎn)生的挫敗感。假如處理切當(dāng)，這里有一些常見的可以增進節(jié)儉時間的使用電子郵件的辦法。
　　群回復(fù)當(dāng)使用者起草郵件或者創(chuàng)寫會議邀請時，太輕易去復(fù)制給良多接受者，或者更厲害的，復(fù)制給全部工作組或全體員工。依據(jù)最近的案例研討，培訓(xùn)和提醒使用者去更好地關(guān)注郵件的分類可以有助于毀滅10%的每天收到的郵件。對一個典范的1000人的公司，僅僅這項辦法可以每天減少5700封電子郵件每封郵件的瀏覽和處理可以節(jié)儉三分鐘；每天可以節(jié)省285小時則每年節(jié)省的時間不止相稱35個全職工作的人3.5%的全面生產(chǎn)力改善，和潛在的再失掉糟蹋在人力本錢上每個員工每年的1800元。
　　缺乏清楚思路和機靈如果電子郵件寫得。郵件營銷郵件營銷成功率高達99%以上,直達客戶收件箱。不好，閱讀者還得花更多的時間去識別信的意思或者發(fā)后續(xù)電子郵件去訊問或驗證。更糟的是那些包括著寫信者不會背靠背對別人說的內(nèi)容的非職業(yè)性的電子郵件。組織不好的，使用蹩腳的語法的或者有不適當(dāng)?shù)纳�意語言的電子郵件糟蹋名貴的時間。
　　內(nèi)容改進已。反垃圾郵件網(wǎng)關(guān)中國唯一一家電信級安全標準的 郵件 系統(tǒng)產(chǎn)品,持續(xù)引領(lǐng)全球郵箱領(lǐng)域的發(fā)展方向。經(jīng)證實了必要電子郵件時間均勻有10%到20%的減少，這估量有每天每個應(yīng)用者有17到34分鐘的生產(chǎn)力改進。經(jīng)由一年，這相稱于讓35到70種可貴資源得到更好的應(yīng)用3.5%到7.0%的全面生產(chǎn)力改良。這有助于回收每年每個郵件用戶因為喪失生產(chǎn)力而損失的2100美元到4100美元。
　　怎么做：
　　1.不要恐慌。許多你屬下的使用者已經(jīng)領(lǐng)有根本的品德。據(jù)常識工作者，信息超載是最大壓力之一。一個有顯然成果的減少和改良郵件。郵件服務(wù)器業(yè)務(wù)擴展性好,靈活性高,升級方便,管理方便,能耗成本低!的體系方式是取得郵件使用者關(guān)注的強有力的方式。像發(fā)送更多關(guān)于郵件規(guī)矩的電子郵件，撰寫新的政策和程序且使用技巧限度的這些匆促實行的辦法通常不能轉(zhuǎn)變使用者的行為和到達目的。這偏向于把一個大問題放在一個更小的盒子中。
　　2.明白管理權(quán)。電子郵件一個重要的過錯就是缺少技術(shù)怎么被生產(chǎn)使用的占有權(quán)。電子郵件是無人管的企業(yè)應(yīng)用且通常是默認的交換和配合平臺。是綜合管理負責(zé)嗎那常識工人的使用者手冊在哪是人力資源部負責(zé)嗎我們有沒有讓個人工作人盤算出他們怎么破費他們工作的30%到40%時間
　　it部分能夠改良郵件行動。it是電子郵件技巧的治理者，所以他們能夠天然地對應(yīng)用者的行動發(fā)生影響。并且當(dāng)然，明白治理對it有很大輔助，包含存儲、歸檔、一致性和法律方面的改良。
　　3.使用團隊方法。在公司里個人行為很難去改變。知識工人做作構(gòu)成一個集團，永恒和臨時的。大局部交流和協(xié)作是在團隊中動態(tài)實現(xiàn)的。通過把團隊當(dāng)成貴族影響來分享主意，發(fā)展最佳實際和領(lǐng)導(dǎo)彼此去改進團隊的表示，來得到真正的提高。
　　4.依附培訓(xùn)，并非技術(shù)。每個知識員工領(lǐng)有比可能開發(fā)的能量更多的能量。為了可以把持或轉(zhuǎn)變他們的行為而增加更多的技術(shù)是一項昂貴且無用的盡力。絕大多數(shù)使用者會從培訓(xùn)規(guī)劃中受益匪淺，這些培訓(xùn)打算先容和支撐已經(jīng)在恰當(dāng)運行的技術(shù)的改進使用。
　　改進的電子郵件禮節(jié)是潛在的本錢的節(jié)省和生產(chǎn)力的進步的一個暗藏范疇。如果適當(dāng)實行，這一最佳實際可以達到郵件均勻10%的削減和郵件品質(zhì)的進步。它也可以節(jié)省10%到20%的處理郵件時間，從而達到預(yù)期7.0%到10.5%的全面生產(chǎn)力的改善，大約每年每員工在生產(chǎn)力揮霍而造成的4100美元和6000美元的重取得。